Memahami Pengertian, Peranan dan Fungsi Surat



Pengertian Surat, Fungsi Surat dan Peranan Surat bagi Organisasi



Kemajuan teknologi dan informasi telah mengatarkan dunia dalam sebuah sistem komunikasi yang modern dan canggih. Jika dulu melakukan komunikasi adalah hal yang cukup sulit karena memerlukan waktu dan usaha ekstra, maka kini melakukan komunikasi menjadi hal sangat mudah.
Manusia dewasa ini banyak menciptakan alat komunikasi modern yang mmapu memudahkan penyampaian informasi. Sebut saja telepondan fax. Alat komunikasi ini sangat canggih sehingga berkomunikasi dengan orang lain dilakukan secara langsung meski terpisah jarak yang begitu jauh.
Namun, meski alat komunikasi canggih telah begitu populer, surat-menyurat hingga kini tetap memegang peranan yang sangat penting dalam komunikasi, baik untuk keperluan pribadi, dinas pemerintah, maupun keperluan swasta.

A.      Pengertian surat

Surat dapat didefinisikan dalam berbagai kalimat. Surat menurut Drs. I.G. Wursanto dalam bukunya Teknologi Perkantoran I, mengungkapkan tentang pengertian surat yang dapat diartikan dengan berbagai cara pula, antara lain :
1.      Surat adalah helai kertas dalam bentuk ataupun dalam wujud apapun yang isinya berupa keterangan-keterangan tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain yang membutuhkannya.
2.      Surat merupakan media komunikasi secara tertulis guna disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerja sama antar kedua belah pihak.
3.      Surat merupakan suatu pernyataan bahasa secara tertulis untuk menyampaikan suatu informasi maupun keterangan dari satu pihak kepada pihak lain.

Dari pengertian surat yang disampaikan Drs. I.G. Wursanto tersebut, dapat dikatakan bahwa ada dua pihak yang terlibat dalam surat, yakni si pengirim dan penerima. Jika dalam prosesnya terjadi hubungan terus-menerus dan berkesinambungan antara dua pihak yaitu pengirim dan penerima dengan saling berkirim surat, maka artinya terjadi kegiatan surat-menyurat atau koresponden.
Secara sederhana, surat-menyurat dapat diartikan sebagai suatu kegiatan pengendalian arus berita tertulis yang terjadi karena adanya suatu pencatatan, laporan atau keputusan yang memungkinkan terjadinya permintaan, pemberitahuan dan sebagainya.

B.       Fungsi Surat

Instansi swasta maupun pemerintah, serta organisasi adalah pihak – pihak yang paling banyak memanfaatkan surat dalam kegiatannya. Dalam ruang lingkup surat sebagai dokumen kantor, surat memiliki fungsi yang besar. Fungsi surat tersebut yakni :
1)      Tanda bukti tertulis yang otentik
Surat dapat digunakan sebagai bukti apabila terjadi perselisihan antar kantor, instansi atau pun pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi. Contohnya pada surat perjanjian.
2)      Pedoman
Surat dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan suatu tugas / pekerjaan tertentu. Contohnya seperti surat tugas.
3)      Alat pengingat atau berfikir
Surat juga dapat digunakan untuk mengetahui hal-hal yang telah terlupakan atau telah lama terjadi. Contohnya adalah surat yang telah diarsipkan.
4)      Duta atau wakil penulis, pejabat atau organisasi pengirim surat
Surat sebagai wakil organisasi artinya surat dianggap sebagai mentalitas jiwa dan kondisi intern dari organisasi yang bersangkutan. Contohnya dapat dilihat pada penggunaan bahasa surat dan pengetikan surat.
5)      Bukti historis
Surat dapat digunakan sebagai bahan riset / penelitian untuk mengetahui aktivitas suatu organisasi / perusahaan di masa yang lalu. Contohnya pada surat bukti-bukti transaksi.

C.       Peranan surat bagi organisasi

Alasan utama mengapa surat masih tetap dipergunakan hingga kini ialah karena pentingnya dokumentasi atau bukti bagi setiap kegiatan organisasi yang telah dilakukan. Pada dasarnya, surat memang memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lain. Kelebihan surat takni karena surat memiliki bukti berupa tulisan dan tanda tangan, dan juga dapat menyampaikan informasi sesuai dengan sumbernya.
Surat menyurat menjadi salah satu kegiatan yang sangat penting yang dapat menunjang operasionalisasi suatu organisasi atau kantor. Pada setiap kegiatan kantor, baik yang ada di pemerintah maupun swasta, diperlukan adanya kegiatan kantor yang ada hubungannya dengan surat menyurat.
Hal ini dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh instansi kantor tersebut. Oleh karenanya, kegiatan administrasi atau pengelolaan surat yang tertib dan terorganisir adalah yang penting.


Bagikan

Jangan lewatkan

Memahami Pengertian, Peranan dan Fungsi Surat
4/ 5
Oleh

Jangan membuat link aktif dalam komentar