Tata Cara Penulisan Nomor Surat



Belajar Membuat Nomor Surat untuk Surat Dinas yang Baik dan Benar


Pada setiap surat dinas atau berbagai surat yang dikeluakan oleh sebuah instansi atau lembaga, selalu disertai dengan penomoran surat. Di dalam penulisan nomor surat ini harus dilakukan secara rapi. Penulisan nomor surat memang tidak bisa dilakukan sembarangan.
Ada beberapa komponen yang secara umum, harus ada di dalam nomor surat. Komponen – komponen dalam surat ini penulisannya harus diperhatikan sesuai dengan kepentingan substansi surat.

Contoh penulisan nomor surat
Agar lebih jelas, berikut ini ada contoh penulisan nomor surat :

Nomor : 030 / M2 / LMJ / XI / 10

Masing – masing angka atau kode dalam nomor surat tersebut memiliki fungsi dan arti tertentu. Berikut ini keterangannya :
1.      030’ merupakan nomor urut surat.
Ditulis berdasarkan urutan surat yang ditulis dalam satu kelompok surat tersebut. Urutan ini biasanya berulang dan kembali ke nomor 1 pada setiap awal bulan.
2.      ‘M2’ merupakan kode divisi atau jenis surat perusahaan.
Kode divisi atau jenis surat ini berbeda tergantung divisi atau jenis surat yang ditentukan dari perusahaan yang mengeluarkan surat. Misalnya saja, untuk divisi marketing dapat digunakan kode ‘M’, untuk jenis surat perjanjian bisa digunakan kode ‘PJ’, untuk administrasi umum bisa menggunakan kode ‘ADM’ dan lain sebagainya dimana kebakuan kode ini dapat disesuaikan dan sesuai kepentingan instansi atau lembaga terkait.
3.      ‘LMJ’ merupakan kode nama perusahaan.
Kode surat ini menerangkan nama perusahan yang mengeluarkan surat.
4.      ‘XI’ menunjukkan bulan saat surat dibuat.
Bulan surat dibuat ditulis dengan angka romawi.
5.      ‘10’ menunjukkan tahun pembuatan surat.
Tahun ketika sruat dibuat secara umum ditulis hanya dua digit terakhir saja.

Secara umum, penulisan nomor surat pada instansi atau lembaga selalu mencakup kelima komponen tersebut. Meski setiap komponennya selalu digunakan untuk pemberian nomor surat, namun variasi cara penulisan nomor surat dapat bervariasi.
Variasi cara penomoran surat ini sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh masing – masing instansi atau lembaga atau organisasi. Beberapa instansi mungkin saja tidak mencantumkan kode bulan dan ada juga yang tidak menuliskan kode jenis surat.
 Tata Cara Penulisan Nomor Surat
Cara penulisan nomor surat
Dalam membuat nomor surat, tata cara penulisannya pun juga  harus diperhatikan. Yoca Aliah Darma dan Kosasih (2009) memberikan beberapa contoh gambaran penulisan surat yang baik dan benar. Berikut ini adalah contoh cara penulisan nomor surat yang baik :
Benar
Salah
Nomor : 734/D2/NT/2015
No : 734/D2/NT/2015
Nomor : 98/K.01/PR.00.02/2015
No- : 98/K.01/PR.00.02/2015
Nomor : 324/TB.12/K/2015
Nomor : 324/TB.12/K/2015.
Nomor : 24/E/TP/2015
Nmr   : 24/E/TP/2015
Nomor : 2580/C4/LC/2015
Nomor - 2580/C4/LC/2015

Penomoran surat ini memiliki beberapa fungsi tersendiri. Fungsi penomoran surat yakni :
a)      Nomor surat mempermudah pengecekan surat atau komunikasi yang telah terjadi di masa lampau, jika suatu ketika diperlukan untuk klarifikasi terkai dengan isi komunikasi serta waktu yang telah dijalin dengan pihak lain.
b)      Nomor surat berguna untuk mempermudah klasifikasi jenis surat ketika dilakukan pengarsipan.
c)      Nomor surat berfungsi untuk dapat mengetahui banyaknya surat keluar atau yang telah dibuat.
d)     Nomor surat berguna untuk mempermudah sekretaris dalam melanjutkan penomoran untuk surat yang akan dibuat berikutnya

e)      Nomor surat dapat digunakan sebagai referensi dalam surat – menyurat pada masa yang akan datang atau juga untuk tahap – tahap pengembangan komunikasi penawaran berikutnya.

Download file ini

Bagikan

Jangan lewatkan

Tata Cara Penulisan Nomor Surat
4/ 5
Oleh

3 komentar

Tulis komentar
avatar
26 Mei 2016 10.56

terima kasih banyak atas informasinya, sangat bermanfaat sekali. mohon kunjungan balik di www.infourmasi.com

Reply
avatar
10 Agustus 2016 09.17

untuk surat dengan jenis yang sama, misalkan surat undangan dari suatu instansi ke instansi lain. sebagai ilustrasi, dari instansi A mengundang instansi B, instansi C dll.. apakah nomor surat dituliskan sama namun kepada yth nya berbeda-beda? atau bagaimana? mohon saran

Reply
avatar
31 Agustus 2016 20.36

Sesuai petunjuk "Cara penulisan nomor surat" poin c, salah satu fungsi nomor surat adalah untuk mengetahui banyaknya surat keluar atau yang telah dibuat. Jadi, alangkah baiknya bila masing -masing surat yang dibuat memiliki nomornya sendiri. Meski pun surat tersebut memiliki isi yang sama, tapi jika ditujukan untuk instansi yang berbeda, maka penomorannya juga berbeda. Akan tetapi, bila surat yang dimaksud adalah surat edaran "http://www.smksurat.com/2015/07/contoh-surat-edaran-dalam-surat-dinas.html" maka nomor surat biasanya tetap sama karena sifatnya yang memang ditujukan secara lebih terbuka. Semoga penjelasannya cukup dan bermanfaat :)

Reply

Jangan membuat link aktif dalam komentar