Membuat Surat Janji Temu untuk Kegiatan Bisnis



Cara Membuat dan Contoh Surat Janji Temu


Dalam suatu kegiatan bisnis, seringkali perusahaan mengadakan pertemuan dengan rekanan. Pertemuan ini dapat diadakan dengan berbagai maksud dan tujuan yang pada intinya berguna untuk memperlancar hubungan bisnis.

Sebuah lembaga atau perusahaan seringkali memiliki agenda untuk bertemu, misalnya untuk mempresentasikan atau memaparkan tujuan –tujuan yang lain dari perusahaan dengan lebih meyakinkan. Pemaparan dengan bertemu ini adalah hal penting ketimbang sekedar menjelaskan sesuatu lewat surat semata.

Memang, ada banyak hal yang sulit untuk diutarakan secara jelas hanya lewat surat. Untuk itulah, sekretaris suatu perusahaan perlu membuat janji temu atau to fix an appointment.

Surat janji temu merupakan bentuk surat niaga yang dibuat dengan tujuan untuk membuatkan janji pertemuan antara dua atau lebih pihak dalam suatu perusahaan.

Surat janji temu ini biasa disebut untuk kegiatan niaga atau bisnis. Selain surat janji temu, ada pula surat audiensi yang pada intinya juga memiliki fungsi yang serupa. Bedanya, surat audiensi ini dibuat oleh kelompok masyarakat atau perorangan untuk dapat bertemu dengan tokoh masyarakat, tokoh politik, pejabat tinggi negara atau pun para pemimpin.

Surat janji temu hendaknya dibuat dengan bahasa yang formal. Di dalamnya, juga perlu mengutarakan maksud pertemuan secara singkat namun tetap jelas. Waktu dan tempat pertemuan pun juga hendaknya disampaikan dengan jelas layaknya sebuah undangan. Agar lebih jelas, dapat dilihat pada contoh surat janji temu seperti berikut ini.


Contoh Surat Janji Temu

PT Galaksi Bima Sakti
Jalan Andromeda Blok A No 15, Jakarta Barat
---------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 99/GBS/I/2016                                             11 Januari 2016

Yth. Sekretaris Direksi
PT. Bumi Pertiwi
Ruko Maggelan 11, Jakarta Barat

Hal      : Permohonan janju temu dengan Ibu Dinar Permata

Dengan hormat,

Direktur kami, Bapak Bima Gradiardi, bermaksud untuk mengadakan pertemuan bisnis dengan direktur PT. Bumi Pertiwi, Ibu Dinar Permata sambil makan siang. Pertemuan tersebut kami rencanakan berlangsung pada hari Kamis, 14 Januari 2016, pukul 11.00 – 13.00. Tempat pertemuan yang kami usulkan adalah Restoran Rathuque, Jalan Hayam Wuruk No. 123, Jakarta Barat.

Sehubungan dengan rencana tersebut, kami ingin mengetahui apakah pada tanggal dan waktu tersebut, Ibu Dinar Permata dapat menerima kunjungan kami? Kami menunggu kabar dari Anda.

Atas perhatian Anda, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ttd

Cinta Lhaymasari
Sekretaris Direksi

Bagikan

Jangan lewatkan

Membuat Surat Janji Temu untuk Kegiatan Bisnis
4/ 5
Oleh

Jangan membuat link aktif dalam komentar