Memahami Bagian Bagian Surat Lengkap dengan Bahasa Surat



Panduan Membuat Surat yang Baik


Dalam membuat surat, terutama yang dalam bentuk resmi, kita perlu memahami bagian bagian surat yang ada. Surat yang dibuat dalam ranah bisnis atau pun dinas selalu memiliki standar bakunya tersendiri yang tak boleh kita tinggalkan.

Dalam sebuah surat yang dikirimkan oleh suatu lembaga resmi, organisasi, perusahaan atau dinas, maka surat tersebut memerlukan keterangan -keterangan khusus yang tidak biasa terdapat pada surat prive atau surat pribadi. Misalnya saja, sebuah surat bisnis akan memerlukan kop surat.

Selain kop surat, ada beberapa bagian surat lain yang penting untuk dicantumkan. Nah, agar kita lebih paham, mari simak bagian bagian surat serta keterangannya berikut ini. Selanjutnya, kita juga akan belajar sekilas mengenai bahasa surat yang baik dan benar.

 

Bagian – Bagian Surat Secara Umum
Bagian bagian surat terdiri dari :
1.      Kepala surat atau Kop Surat
2.      Nomor surat
3.      Tanggal surat
4.      Lampiran
5.      Perihal / hal
6.      Alamat dalam / alamat tujuan
7.      Salam pembuka
8.      Isi surat
9.      Salam penutup
10.  Nama organisasi / perusahaan yang mengeluarkan surat atau nama jabatan
11.  Jabatan
12.  Penanggung jawab
13.  Tembusan
14.  Inisial

Berikut keterangannya :

1. Kepala surat atau Kop Surat

Kepala surat atau kop surat berada di bagian paling atas pada sebuah surat. Hendaknya, kepala surat ini disusun dengan tata letak yang menarik. Boleh menggunakan format center di tengah, atau dengan format rata kiri.

Dalam kepala surat, dicantumkan identitas organisasi atau instansi atau lembaga yang mengirimkan surat tersebut. Identitas tersebut meliputi:

a.    Nama instansi, organisasi, badan, atau lembaga
b.    Alamat lengkap baik kantor pusat maupun cabang
c.    Nomor kotak pos atau tromol pos
d.   Nomor telepon
e.    Nomor facsimile
f.     Alamat kawat dan nomor teleks
g.    Macam usaha atau kegiatan yang dilakukan
h.    Nama banker
i.      Lambang atau logo

Fungsi kepala surat adalah untuk menunjukkan nama dan alamat badan atau instansi yang mengirim surat. Kepala surat dapat juga berfungsi sebagai alat promosi perusahaan, identitas perusahaan, dan memberikan keterangan tentang organisasi atau perusahaan.

2. Nomor surat

Cara membuat nomor surat sangat bervariasi. Penomorannya dapat disesuaikan dengan pengkodean yang diatur oleh intern masing-masing organisasi atau perusahaan. Secara umum, nomor surat terdiri dari :
a.       nomor urut,
b.      kode intern,
c.       bulan (ditulis dengan angka Romawi atau angka Arab)
d.      tahun pembuatan surat.
Contoh Nomor : 123/PTI/II/2016.

Manfaat nomor surat meliputi :
a.    Memudahkan penyimpanan  dan penemuan kembali surat sebagai arsip
b.    Mengetahui jumlah surat yang telah dibuat atau dikirim dalam jangka waktu tertentu
c.    Menunjukkan sumber dalam hubungan surat menyurat
d.   Mempermudah proses pencatatan surat ke dalam buku agenda.

3. Tanggal surat

Penulisan tanggal untuk surat yang telah memakai kepala surat, tidak perlu diawali dengan nama kota. Sebab, nama kota telah tercantum pada kepala surat. Jadi, cukup dituliskan dengan tanggal bulan dan tahun.

Penulisan tanggal, bulan, dan tahun surat harus lengkap, atau tidak boleh disingkat. Contoh: penulisan 28 Feb 16 tidak benar, seharusnya 28 Februari  2016.

Tanggal mempunyai banyak manfaat. Yakni untuk mempermudah pencatatan surat dalam buku agenda, mengetahui kapan surat itu harus dibalas, dan memudahkan mengingat kembali surat yang diarsipkan.

4. Lampiran

Lampiran surat adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan bersama dengan surat yang dikirimkan tesebut. Contoh lampiran dapat berupa : brosur, daftar harga, faktur, fotokopi bukti pembayaran dan lain-lain.

Surat yang memiliki lampiran memiliki dua kegunaan yaitu untuk menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya.

Penulisan notasi lampiran harus disesuaikan dengan bentuk surat yang dipakai. Ada dua cara penulisan lampiran, yakni :
a.    lampiran surat model resmi, notasi lampiran ditempatkan di sebelah kiri atas, di bawah nomor surat dan hanya menyebutkan jumlahnya.
Contoh :
Lampiran            : 3 lembar
Lamp                  : Tiga lembar
b.    lampiran surat model blok, lampiran ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas. Jumlah lampiran diperinci jenisnya satu persatu. Contoh :
Lampiran            : 2 lembar faktur
Lampiran            :
(1)      2 lembar formulir
(2)      3 lembar kuitansi
(3)      1 lembar booklet

5. Perihal / hal

Perihal surat berguna dalam memberikan petunjuk pada pembaca mengenai isi pokok surat. Penulisan perihal pada surat dinas, ditulis di bawah notasi lampiran, sedangkan dalam surat niaga, perihal ditulis di bawah alamat surat.

Contoh :

Hal      : Penawaran alat tulis kantor
Perihal : Undangan rapat tahunan

6. Alamat dalam / alamat tujuan

Penulisan alamat dalam harus jelas karena hal ini menjadi petunjuk langsung bagi penerima surat.

Contoh cara penulisan alamat tujuan:
Kepada pimpinan organisasi;
Yth. Direktur PT Taruna Parahyangan
Jl. A.H. Nasution No. 24
Bandung 40611

7. Salam pembuka

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam pembuka berguna untuk menampilkan kesan surat yang ramah dan tidak kaku.

Contoh: Dengan hormat,

8. Isi surat

Isi surat terdiri dari alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup. Alinea pembuka digunakan sebagai pengantar isi surat dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.

Alinea isi memuat uraian, penjelasan atau keterangan tentang isi pokok surat yang disampaikan kepada penerima surat. Isi surat yang disampaikan harus singkat, jelas, dan sopan karena merupakan bagian yang sangat penting.

Alinea penutup berisi kesimpulan dan isi surat sesungguhnya. Pada bagian alinea penutup, penulis surat mengemukakan penegasan akan sesuatu, harapan atau imbauan, dan ucapan terima kasih.

9. Salam penutup

Salam penutup dalam sebuah surat juga secara teoritis tidak diwajibkan, namun salam penutup berguna untuk menunjukan rasa hormat dan keakraban pengirim kepada penerima surat.

10. Nama organisasi / perusahaan yang mengeluarkan surat atau nama jabatan

Mencantumkan nama organisasi setelah salam penutup digunakan untuk surat-surat niaga. Sedangkan untuk surat dinas pemerintah, maka yang dicantumkan adalah nama jabatan.

11. Jabatan

Dalam surat niaga, penulisan nama jabatan umumnya diletakan di bawah nama penanggung jawab surat. Ini karena surat niaga jarang yang mencantumkan nomor pokok anggota organisasi.

12. Penanggung jawab

Orang yang berwenang menandatangani surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut yakni orang yang bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakan.

13. Tembusan

Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat. Penulisan tembusan diletakkan di bagian kiri bawah.

Contoh: Tembusan      : Kepala Bagian Pemasaran

14. Inisial

Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat. Biasanya inisial pengonsep surat dituliskan dengan huruf capital. Sedangkan inisial pengetik surat dengan huruf kecil.

Menulis Surat dengan Bahasa Surat yang Baik dan benar

Bahasa surat terdiri dari kalimat- kalimat surat yang berupa susunan kata-kata yang teratur yang menyatakan makna atau pengertian secara tertulis. Kalimat yang digunakan dalam menyusun surat harus mampu menyampaikan pesan kepada penerima surat dengan baik dan benar.

Pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti oleh penerima surat, karenanya susunan kalimat surat harus singkat dan jelas. Singkat artinya tidak berbelit-belit dalam mengungkapkan gagasan atau langsung menuju permasalahan.

Jelas artinya kalimat yang ditulis tidak ambigu atau berpeluang untuk dipahami secara berbeda atau salah. Serta maknanya tidak kabur dan mudah dipahami oleh pembaca.

Dalam surat yang bersifat resmi, maka bahasa surat harus ditulis dengan kata baku. Kata baku adalah kata yang dianggap paling benar jika ditinjau dari segi penulisan dan pengucapan. Pembakuan kata mencakup pemilihan kata-kata.

Apabila ada beberapa kata yang pengertiannya sama maka harus ditentukan satu atau dua kata yang baku. Contoh : a.n. , s.d. , u.b. , Februari, November, Nomor, kuitansi, sistem, izin, dan lain-lain.

Bagikan

Jangan lewatkan

Memahami Bagian Bagian Surat Lengkap dengan Bahasa Surat
4/ 5
Oleh